Chính sách bảo mật

Apostille Korea · Vận hành bởi Whomi Global Inc. · Ngày hiệu lực: 2026-10-01

Whomi Global Inc. (sau đây gọi là "Công ty") bảo vệ thông tin cá nhân thu thập thông qua Apostille Korea (apostillekorea.com) theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân (Hàn Quốc) và các pháp luật liên quan khác, và xử lý như sau. Công ty là pháp nhân Hàn Quốc và thông tin cá nhân được xử lý, lưu trữ tại Hàn Quốc.

Điều 1 (Mục đích xử lý)

Công ty chỉ xử lý thông tin cá nhân cho các mục đích sau.

  1. Xác nhận ý định đăng ký thành viên, nhận dạng cá nhân, quản lý thành viên
  2. Thực hiện dịch vụ đã đặt như thực hiện thay việc cấp, dịch thuật, công chứng, chứng nhận giấy tờ và vận chuyển
  3. Thanh toán và hoàn tiền
  4. Hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng, xử lý tranh chấp, truyền đạt thông báo
  5. Lưu giữ hồ sơ theo pháp luật liên quan

Điều 2 (Các hạng mục thông tin cá nhân được xử lý)

1. Thông tin cần thiết cho việc đăng ký thành viên và sử dụng Dịch vụ

2. Thông tin được xử lý theo từng trường hợp khi ủy quyền cấp giấy tờ

3. Thông tin thanh toán

4. Thông tin được thu thập tự động

Điều 3 (Thời hạn xử lý và lưu giữ)

  1. Thông tin thành viên: cho đến khi rút khỏi tư cách thành viên. Tuy nhiên, nếu có đơn hàng đang tiến hành thì cho đến khi hoàn tất đơn hàng đó
  2. Thông tin định danh duy nhất và bản sao giấy tờ tùy thân liên quan đến ủy quyền cấp giấy tờ: hủy không chậm trễ sau khi hoàn tất công việc cấp
  3. Hồ sơ liên quan đến thông tin cá nhân trong lịch sử đơn hàng, vận chuyển: tự động hủy sau 30 ngày kể từ khi người dùng hoàn tất nhận
  4. Công ty hủy không chậm trễ thông tin cá nhân đã hết thời hạn lưu giữ theo luật định. Tuy nhiên, thông tin đã ẩn danh hóa (Anonymized Data) bằng cách loại bỏ hoàn toàn các yếu tố định danh để không thể nhận biết một cá nhân cụ thể có thể được lưu giữ và sử dụng vĩnh viễn cho mục đích nhận dạng khách hàng, lập thống kê, cải thiện và phân tích dịch vụ.

Điều 4 (Cung cấp cho bên thứ ba)

Công ty cung cấp hoặc ủy thác chuyển giao thông tin cá nhân cho các cơ quan và bên thứ ba dưới đây trong phạm vi tối thiểu cần thiết để thực hiện các dịch vụ đã giao kết như cấp, dịch thuật, chứng nhận công, apostille và xác nhận lãnh sự đối với giấy tờ mà người dùng đã đăng ký. Việc cung cấp cho bên thứ ba ngoài các trường hợp trên chỉ giới hạn trong trường hợp có sự đồng ý riêng trước của người dùng hoặc có quy định đặc biệt của pháp luật.

  1. Các cơ quan liên quan theo từng quốc gia về việc cấp và chứng nhận giấy tờ (các cơ quan liên quan của quốc gia cấp và quốc gia chứng nhận)
    • Bên nhận: cơ quan chính phủ, cơ quan tư pháp, chính quyền địa phương, cơ sở giáo dục, văn phòng công chứng, cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài của quốc gia liên quan và các chủ thể cấp, chứng nhận công lập và tư nhân có thẩm quyền tương đương
    • Mục đích cung cấp: cấp, dịch thuật, công chứng, apostille, xác nhận lãnh sự đối với giấy tờ đăng ký và thực hiện thay các yêu cầu hành chính liên quan
    • Hạng mục cung cấp: chữ viết tay và thông tin nhân thân (họ tên, số hộ chiếu, thông tin định danh duy nhất do nhà nước cấp, v.v.) được yêu cầu ghi trong đơn xin cấp, chứng nhận và giấy ủy quyền đối với giấy tờ đó, cùng các tài liệu đính kèm
  2. Cơ quan tiếp nhận, cơ quan hành chính của quốc gia nộp do người dùng chỉ định
    • Bên nhận: cơ quan chính phủ, trung tâm thị thực, nơi nộp và cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài tương ứng của quốc gia mà người dùng dự định nộp giấy tờ
    • Mục đích cung cấp: nộp, tiếp nhận, xác minh giấy tờ và tiến hành các thủ tục hành chính liên quan
    • Hạng mục cung cấp: toàn bộ giấy tờ đã được chứng nhận, cấp cuối cùng và thông tin nhân thân cơ bản cần thiết cho việc đăng ký nộp

Điều 5 (Ủy thác xử lý)

Công ty ủy thác các công việc sau và quản lý, giám sát để bên nhận ủy thác xử lý thông tin cá nhân một cách an toàn.

Đơn vị trung gian thanh toán

Đơn vị vận chuyển

Điều 6 (Thiết bị thu thập tự động)

Trang web này không sử dụng việc thu thập cookie liên quan đến thông tin cá nhân.

Điều 7 (Hủy)

  1. Công ty hủy không chậm trễ thông tin cá nhân đã hết thời hạn lưu giữ hoặc đã đạt được mục đích xử lý.
  2. Tệp điện tử được xóa bằng phương pháp không thể khôi phục, và tài liệu giấy được nghiền hoặc thiêu hủy.
  3. Thông tin phải lưu giữ theo pháp luật được tách riêng để lưu trữ và không được sử dụng ngoài mục đích đó.

Điều 8 (Quyền của người dùng)

  1. Người dùng có thể yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa, đình chỉ xử lý thông tin cá nhân của mình bất cứ lúc nào.
  2. Yêu cầu có thể được gửi qua e-mail (help@apostillekorea.com), và Công ty sẽ thông báo kết quả xử lý trong vòng 10 ngày sau khi xác minh danh tính.
  3. Các quyền được pháp luật của quốc gia, khu vực nơi người dùng cư trú bảo đảm thêm cũng có thể được thực hiện theo cùng thủ tục nêu trên.
  4. Thông tin cá nhân của trẻ em dưới 14 tuổi được xử lý với sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật, và người đại diện theo pháp luật có thể thay mặt trẻ em thực hiện các quyền.

Điều 9 (Biện pháp bảo đảm an toàn)

Công ty thực hiện các biện pháp sau để xử lý thông tin cá nhân một cách an toàn.

  1. Giảm thiểu số nhân viên xử lý thông tin cá nhân và đào tạo định kỳ
  2. Lưu trữ mã hóa thông tin định danh duy nhất và mật khẩu, mã hóa đường truyền
  3. Quản lý quyền truy cập và lưu giữ nhật ký truy cập
  4. Vận hành các chương trình bảo mật như tường lửa, phần mềm diệt vi-rút
  5. Xây dựng kế hoạch quản lý nội bộ và kiểm tra định kỳ

Điều 10 (Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân)

Công ty chỉ định Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân (Data Protection Officer) để bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng và xử lý các thắc mắc, khiếu nại liên quan.

Người dùng có thể liên hệ theo địa chỉ trên đối với mọi thắc mắc, xử lý khiếu nại và yêu cầu thực hiện quyền liên quan đến bảo vệ thông tin cá nhân phát sinh trong quá trình sử dụng Dịch vụ của Công ty.

Người dùng cư trú ở nước ngoài có thể đăng ký hòa giải hoặc khiếu nại với cơ quan giám sát bảo vệ của quốc gia đó.

Điều 11 (Sửa đổi chính sách)

Khi sửa đổi chính sách này, Công ty thông báo trên Trang web từ 7 ngày trước ngày thi hành. Các sửa đổi quan trọng đối với người dùng cũng được thông báo qua e-mail.

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày 2026-10-01.