投資委員会の前に、3,200件の登記簿が整理された理由

ニューヨークの不動産投資会社は、韓国の物流センターポートフォリオの買収を検討していた。投資委員会の開催まで残り三週間、デューデリジェンスチームは土地・建物・関連法人にまたがるおよそ3,200件の登記簿をデータルームにアップロードする必要があった。 物件リストには新旧の地番表記が混在し、同じ資産が異なる法人名で記載されているケースもあった。発行日ごとの並べ替えや、既存の担保権を確認すべき物件へのフラグ付けも必要で、単に件数をこなすだけではレビューチームが実際に使えるものにはならなかった。 社内アナリストチームが自ら記録を取得し始めたが、アクセス制限、繰り返し発生するデータ入力、ファイル名の整理にすぐ時間を取られた。一件の記録漏れが担保権や所有権のリスク見落としにつながりかねないため、精度がスピード以上に重要であり、それが作業全体を見た目以上に重くしていた。 Apostille Koreaはまず元となるリストを整理し、重複する地番と不統一な法人名を解消した。この資料は米国政府機関への提出ではなく投資委員会の社内レビュー用だったため、すべての書類に不要なアポスティーユを付けるのではなく、発行と報告に的を絞って作業範囲を設計した。 チームは発行の進捗、抜けがある理由、追加確認が必要な項目を記録単位でまとめた進捗表を共有した。記録を更新する際も以前のバージョンを上書きせずに残し、米国側のデューデリジェンスチームが常に最新のファイルを把握できるようにした。 完成した不動産記録は投資委員会の開催前にデータルームへ完全に反映された。チームは予定通り所有権と担保権の項目を確認し、データ不足を理由に決定を一週間先送りする事態を避けられた。 デューデリジェンス責任者は、Apostille Koreaが「すべて認証すればよい」という発想に一切頼らず、目的に合った作業だけを的確に提案してくれたことが信頼につながったと語った。彼らの専門性は、複雑な書類作業をさらに複雑にすることではなく、必要な情報を必要な場所へ届けることに表れていた。