米国からドイツへ渡った企業書類

初夏のある時期、ダラス拠点のホテル企業はドイツでの投資と契約に向けて、法人の存続確認を準備していた。署名の直前になって、米国発行の書類を特定の認証済み形式で提出するよう求められた。 米国内の知人にちょっと頼めばすぐに片づくと思われたが、実際に発行を終えてから本当の苦労が始まった。書類に求められる形式、公証を先に済ませるべきかどうか、どの機関がアポスティーユを担当するのかを整理する必要があり、そもそも「企業関連書類」という一言だけでは、誰にどこまで任せればよいのかさえ判然としなかった。 ドイツ側の提出期限にも余裕はなかった。遅れれば契約締結日と資金調達日が次の四半期にずれ込むおそれがあった。何から手をつけるべきか判断がつかないまま、担当者は同じ準備ファイルを何度も開き直していた。 アドバイザーとして加わったApostille Koreaは、まず米国の書類について本当に必要な作業と、そうでない作業を切り分けた。そのうえで発行機関と署名権限を確認し、必要な公証とアポスティーユの手順を整理したうえで、氏名表記と有効期間も別途確認した。 完成した米国の企業書類は期限内にドイツ側の担当者へ届き、契約締結とデューデリジェンスは予定通り受理された。その後の確認作業も長引くことはなかった。 担当者は、対応の速さと同じくらい、過程での明快な説明が大切だったと語った。Apostille Koreaの専門性と温かみのあるコミュニケーションのおかげで、米国側で一手に管理されていた米独間の手続きは、一本のきれいな線としてまとまった。