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Title
ベラルーシからアメリカへ渡った婚姻証明書の話
Subtitle
ベラルーシからアメリカへ渡った一通の書類を担当した、ボストンのバイオテック企業でグローバル人事オペレーションを統括するマネージャーの実話。
Introduction
「期限を守れたのは、返信の速さではない。次に何をすべきかを、はっきり示してもらえたことだった。」
Content
ホリデーシーズンを目前に控え、ボストンに拠点を置くバイオテック企業では、ベラルーシから赴任した社員の配偶者について、在留資格と福利厚生の登録手続きを進めていた。最終確認の段階で、アメリカ側から現地発行書類の認証済み写しが必要だと指摘された。
担当チームはベラルーシの知人にすぐ対応してもらえると考えていたが、実際に難しかったのは発行後の手続きだった。発行機関、原本の様式、翻訳、国際認証の範囲は、すべて提出先機関に事前確認する必要があり、そもそも婚姻証明書の手続きを誰にどこまで任せてよいのかさえはっきりしなかった。
ベラルーシからの回答を待つ時間とアメリカでの提出期限の間には、ほとんど余裕がなかった。少しでも遅れれば、赴任の承認と家族の生活支援の両方のスケジュールが後ろ倒しになりかねない。たった一通の書類が、その後の予定すべてを止めていた。
Apostille Koreaの担当者はまず、ベラルーシの書類に本当に必要な手続きと不要な手続きを切り分けた。続いて依頼者の書類を提出ガイドラインと照らし合わせ、発行、翻訳、公証、国際認証のうち必要な手続きだけを確認し、あわせて氏名表記と有効期限も別途検証した。
ベラルーシで整えられた書類は、期限前にアメリカへ到着した。海外赴任のスケジュールは予定どおり進み、追加の問い合わせにも、これまでの処理記録をもとにその場で回答できた。
担当者によれば、対応の速さと同じくらい、進行中の細かな経過報告が安心につながったという。Apostille Koreaの専門知識と丁寧なコミュニケーションのおかげで、アメリカ側から管理された、ベラルーシとアメリカをつなぐ手続きの糸は最後まで途切れなかった。